Toutes les entreprises soumises au droit de travail français sont tenues de tenir certains documents obligatoires. Le registre unique du personnel en fait partie. Ainsi, chaque etablissement, quelle que soit sa taille ou sa forme, désireuse de s’installer en France doit se soumettre à la loi.
Le droit du travail français diffère de celui d’autres pays, y compris les États-Unis. Il est important pour chaque etablissement et pour chaque employeur qui fait des affaires ou qui cherche à faire des affaires en France de connaître au préalable tous les documents à établir en matière de droit de travail et notamment le registre du personnel.
À quoi sert un registre du personnel ?
Par définition, le registre du personnel est un document obligatoire que tout employeur est tenu d’établir au sein de sa gestion et de son organisation. Il est libre d’utiliser le type de support qu’il juge correct pour la tenue de ce document. Ainsi, le support peut être physique ou électronique (numérique). En outre, le registre doit être exhaustif, disponible et mis à jour en temps réel par le RH ou le service du personnel.
Un registre du personnel imparfait, ou manquant, est considéré comme une infraction qui peut être réprimandée d’une peine pénale.
Il sert principalement à répertorier et à identifier tous les postes existants au sein de l’entreprise ainsi que ses salaries dans un motif de transparence. Il est utile également pour servir de document de contrôle administratif, fiscal ou judiciaire. Il contribue à la gestion du personnel.
Le registre du personnel est dispensé de preuve auprès de Commission nationale informatique et Libertés. Il devra avertir les mouvements des salariés (entrée, départ, transfert), peu importe leurs status (contrat CDI ou contrat CDD). Il enregistre les renseignements ultérieurs dans l’ordre des embauches.
Si la société détient différentes institutions avec des employés, l’employeur doit tenir un registre délégué du personnel pour chacun des institutions.
Que doit-on noter dans un registre du personnel ?
Les textes ont prévu certaines mentions à intégrer dans le document. L’embaucheur tient le registre du staff par catégorie dès l’embauche du 1er salarie dans l’etablissement.
Dans un cadre généralisé, le registre obligatoire du personnel contient :
- toutes les informations d’identification de chaque salarie : numéro matricule, nom légal, prénom, date de naissance, sexe, adresse personnelle…
- Le numéro de sécurité sociale des travailleurs.
- Les données de carrière et démographiques : poste ou activité, appréciations, date d’entrée et date de sortie de la société ; infos sur la gestion d’embauche, de la date de cessation d’emploi et du nombre d’heures travaillées pendant l’année en cours.
- Les informations sur la paie : rémunération annuelle, catégorie,
La nature et le type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée, Contrat à Durée Déterminée, contrat d’insertion professionnelle, ou d’autre contrat professionnel.
Quelles sont les informations obligatoires à inscrire dans le registre pour certaines catégories de travailleurs ?
Certains salaries ont un statut particulier du fait de leur situation personnelle ou professionnelle. Voici les données obligatoires qu’il faut enregistrer dans le registre de l’employeur suivant :
- Pour les travailleurs immigrants : le numéro du titre d’autorisation de travail
- Pour les apprentis et les stagiaires : nom et prénoms, nom et prénoms du tuteur…
- Pour les employés à temps partiel : N’oubliez pas de mettre la mention spéciale relative aux temps partiels.
- Pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de congédiement est demandée : jour de cet acquiescement ou le jour de la demande d’autorisation
- Pour salariés étrangers : Une réplique des titres qui approuvent l’exercice d’une activité (entreprise) des employés étrangers doit être adjointe au registre unique du personnel.
Qui peut consulter le registre du personnel ?
Une partie du registre est accessible aux délégués du personnel, aux stagiaires, aux salaries ainsi qu’aux exécutants chargés de surveiller au respect du Code du travail et du code de la sécurité sociale.
Cette portion du registre doit être disponible et accessible par ces individus soit dans l’etablissement, soit sur chaque manufacture ou lieu de travail où des étrangers (chaque contrat) sont salaries.
Il est cohérent de penser que le registre unique du personnel fait partie d’un de ces devoirs réglementaires contre lesquelles fulminent certains chefs d’entreprise ou employeurs. Mais seule l’existence du document qui peut permettre de checker aisément qu’une firme respecte les conditions de travail.
Quelle est la forme du registre du personnel ?
Nulle forme n’est contrainte, vous pouvez de ce fait le former en format physique ou numérique.
En format numérique ou binaire, vous tirez parti de nombreux avantages utiles. Il est pour la majorité des cas produit automatiquement à partir d’un logiciel de gestion de paie (livre de paie numérique). Un gain de temps incommensurable et un taux d’erreur approximativement nul.
Si le registre comprend des fautes, est approximatif ou absent, l’employeur est passible d’une amende de 4e classe. Elle pourra être utilisée pour chaque travailleur en cause.
En outre, Faut-il savoir qu’en refusant de divulguer le registre et le registre des stagiaires auprès des agents de l’administration de contrôle. L’employeur risque une amende assez importante car cela constitue une infraction passible d’amende ou de peine pénale.
Pour de plus amples informations, il est conseillé de consulter un cabinet expert dans le domaine.