Chaque entreprise qui souhaite embaucher un nouveau salarié doit déclarer son embauche à l'URSSAF, via la DPAE (ou déclaration préalable à l'embauche). Celle-ci remplace depuis 2011 la déclaration unique d'embauche. Elle concerne la plupart des employeurs relevant du régime général. Selon votre situation, certaines embauches relèvent de dispositifs ou organismes spécifiques (par exemple la MSA pour le régime agricole ou des dispositifs dédiés pour certains employeurs). Alors, quelle est la réelle utilité de la déclaration d'embauche URSSAF ? Comment réaliser cette déclaration en ligne ? À la fin de cet article, vous saurez quand la faire, comment la faire et comment l'archiver.
La déclaration préalable à l'embauche ou DPAE permet à chaque entreprise qui désire employer un nouveau salarié de réaliser les diverses affiliations, ainsi que les immatriculations obligatoires. La DPAE (ou DUE sous l'ancienne appellation) permet également de faire une demande d'adhésion à un service de santé au travail particulier pour le futur salarié.
La DPAE (anciennement appelée DUE, « déclaration unique d'embauche ») sert principalement à :
La déclaration est obligatoire pour les salariés en CDI et CDD et ne concerne pas, en principe, les stagiaires. La DPAE doit être conservée et archivée et ne constitue pas un dossier d'embauche.
L'absence de déclaration préalable à l'embauche peut être considérée comme du travail dissimulé. De ce fait, les peines encourues sont potentiellement lourdes. Il s'agit donc d'une étape qui ne peut pas être négligée par les entreprises.
Les conséquences d'une absence de DPAE dépendent du contexte, car chaque cas est unique. Néanmoins, au-delà des aspects financiers, une absence de DPAE peut aussi compliquer un dossier en cas :
Que faire si vous avez oublié ?
Dans ce cas de figure précis, contactez l'URSSAF ou des experts en ressources humaines afin de régulariser immédiatement la situation.
Une entreprise souhaitant employer un nouveau salarié devra effectuer la DPAE. Elle est obligatoire avant la prise de poste et doit être effectuée au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche, période d'essai incluse.
| DPAE : ce que ça déclenche | DPAE : ce que ça ne fait pas |
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Il est possible d'effectuer une déclaration DPAE en ligne. Pour cela :
Dans tous les cas, la déclaration DPAE est gratuite, pour toutes les entreprises. Il vous suffit de choisir la méthode la plus appropriée et adaptée à vos besoins. Quel que soit le mode de dépôt, l'objectif reste le même : la DPAE doit être faite avant la prise de poste et la preuve conservée.
Important :
Selon votre régime (par exemple MSA) ou votre situation (par exemple particulier employeur), le canal peut différer.
Les entreprises ne souhaitant pas effectuer cette déclaration en ligne pourront se tourner vers la méthode papier. Pour cela, il suffit de télécharger le formulaire précédemment mentionné et de le remplir. Grâce à lui, il est possible de déclarer 100 salariés maximum. Il faudra alors adresser un courrier à l'URSSAF. Lorsque cet organisme aura bien reçu votre demande, celui-ci vous enverra un accusé de réception dans les 5 jours. En attendant, il est vivement recommandé de conserver le récépissé postal, et même un double du courrier adressé à l'URSSAF.
La réponse à cette question est oui ! En effet, il peut arriver de faire une erreur, au moment de remplir le formulaire. L'approche la plus sûre est d'agir le plus rapidement possible via le même canal que celui utilisé pour la déclaration. Cette démarche vous assurera de conserver une trace justificative.
Cas concret si la date change
Le plus souvent, dans ce cas, vous devez corriger ou refaire la déclaration selon ce que permet le service utilisé. Le bon réflexe est de mettre à jour la DPAE pour qu'elle corresponde à la date et à l'heure réelles de prise de poste et d'archiver la preuve de la mise à jour.
5 erreurs fréquentes sur la DPAE et comment les éviter
| Types d'erreurs | Risques et conséquences | Quelle solution ? |
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| Faire la DPAE après la prise de poste (même le jour J, mais après l'heure) | La DPAE doit être réalisée avant que le salarié commence à travailler | Fixez une heure d'embauche claire et mettez en place un réflexe : DPAE la veille (ou dès que la date/heure est arrêtée), puis archivage du justificatif. |
| Se tromper d'établissement ou de SIRET (multi-établissements) | Quand l'entreprise a plusieurs sites, on déclare parfois l'établissement "siège" au lieu de l'établissement d'affectation. | Vérifiez systématiquement le SIRET de l'établissement dans lequel le salarié est rattaché (contrat, planning, lieu de travail). |
| Mauvaise date et/ou heure d'embauche (CDD court, extra, renfort) | Une incohérence entre contrat, planning et DPAE peut créer des difficultés en cas de contrôle ou de litige. | Alignez le contrat, le planning et la DPAE en évitant les "approximations". |
| Oublier de télécharger/archiver l'accusé | Sans justificatif, vous perdez une partie de la sécurité apportée par la démarche. | Créez une routine interne avec téléchargement immédiat et dépôt dans un dossier salarié (et/ou dossier RH) avec une nomenclature simple (indiquant nom, prénom, DPAE et date). |
| Confondre salarié et stagiaire ou prestataire | On "déclare" par réflexe toute personne qui arrive dans l'entreprise. | Vérifiez le statut avant de déclarer : la DPAE concerne les salariés. Un stagiaire n'est en principe pas concerné ; un prestataire relève d'un autre cadre. |
Votre DPAE a bien été enregistrée par l'URSSAF ?
Dans ce cas, en tant qu'employeur, vous devez remettre une copie de cette déclaration à l'employé, ainsi qu'une copie de l'accusé de réception par l'URSSAF.
| Les bonnes pratiques à l'issue de la DPAE |
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Dans tous les cas, si vous avez des questions concernant la procédure de DPAE, n'hésitez pas à contacter l'URSSAF de votre région.
