Chaque entreprise qui souhaite embaucher un nouveau salarié doit déclarer son embauche à l'URSSAF, via la DPAE (ou déclaration préalable à l'embauche). Celle-ci remplace depuis 2011 la déclaration unique d'embauche. Mais alors, quelle est la réelle utilité de la déclaration embauche URSSAF ? Comment réaliser cette déclaration en ligne ? C'est ce que nous allons voir, dès à présent.
Qu'est-ce que la DPAE
La déclaration préalable à l'embauche ou DPAE, permet à chaque entreprise qui désire employer un nouveau salarié de réaliser les diverses affiliations, ainsi que les immatriculations obligatoires. Cette DPAE ou DUE sous l'ancienne appellation, permet également de faire une demande, pour le futur salarié, d'adhésion à un service de santé au travail particulier. D'autre part, la DPAE est obligatoire, pour prévoir l'examen médical d'embauche nécessaire, avant chaque début d'activité.
Via la déclaration préalable d'embauche, il est également possible d'affilier le salarié au régime d'assurance chômage, ainsi que d'obtenir son numéro d'immatriculation au régime général de la Sécurité Sociale. La déclaration DPAE permet donc de simplifier les démarches liées à l'embauche et de faire gagner du temps, aussi bien à l'employeur qu'à l'employé. Mais alors, quand entreprendre les différentes démarches ? C'est ce que nous allons voir.
Oubli de DPAE : quels sont les risques encourus ?
L'absence de déclaration préalable à l'embauche est considérée comme du travail dissimulé. De ce fait, les peines encourues sont particulièrement lourdes. Il s'agit donc d'une étape qui ne peut être négligée par les entreprises.
La DPAE : quand entreprendre les démarche ?
Une entreprise souhaitant employer un nouveau salarié devra effectuer la DPAE dans les 8 jours suivant l'embauche, période d'essai incluse. Il est même recommandé de faire une déclaration préalable à l'embauche après la signature du contrat de travail, mais avant la prise des fonctions de l'employé. Nous allons dès à présent nous intéresser un peu plus en détail aux différentes méthodes, pour entreprendre une DPAE.
Comment effectuer une DPAE en ligne ?
En effet, il est possible d'effectuer une déclaration DPAE en ligne. Pour cela, connectez-vous sur le site service-public.fr et rendez-vous dans l'espace professionnel. Le formulaire Cerfa n°10563*05 est proposé et pourra être rempli en ligne. D'autres solutions s'offrent également à vous. En effet, vous avez la possibilité de vous connecter sur URSSAF déclaration embauche, où toutes les démarches peuvent être réalisées simplement.
La plateforme Net-Entreprise DPAE vous le permet également. Dans tous les cas, la déclaration DPAE est gratuite, pour toutes les entreprises. Il vous suffit de choisir la méthode la plus appropriée et adaptée à vos besoins.
Les autres méthodes de dépôt d'une DPAE
Les entreprises ne souhaitant pas effectuer cette déclaration en ligne pourront se tourner vers la méthode papier. Pour cela, il suffit de télécharger le formulaire précédemment mentionné et de le remplir. Grâce à lui, il est possible de déclarer 100 salariés maximum. Il faudra alors adresser un courrier à l'URSSAF. Lorsque cet organisme aura bien reçu votre demande, celui-ci vous enverra un accusé de réception dans les 5 jours. En attendant, il est vivement recommandé de conserver le récépissé postal, et même un double du courrier adressé à l'URSSAF.
Est-il possible d'annuler la déclaration préalable à l'embauche ?
La réponse à cette question est oui ! En effet, il peut arriver de faire une erreur, au moment de remplir le formulaire. Aussi, deux jours après réception de l'accusé de réception de l'URSSAF, l'entreprise peut renvoyer une annulation de déclaration.
Que faire, à l'issue de cette déclaration ?
Votre DPAE a été bien enregistrée par l'URSSAF ? Dans ce cas, l'employeur devra remettre une copie de cette déclaration à l'employé, ainsi qu'une copie de l'accusé de réception par l'URSSAF.
Aujourd'hui, la visite médicale et remplacée par la visite d'information et de prévention. Celle-ci doit avoir lieu après la déclaration préalable à l'embauche. Si besoin, une formation sur la sécurité devra également avoir lieu.
Dans tous les cas, si vous avez des questions concernant la procédure de DPAE, n'hésitez pas à contacter l'URSSAF de votre région.