Embaucher un nouveau salarié nécessite d'entamer certaines démarches au préalable. Aussi, chaque employeur est dans l'obligation de réaliser une Déclaration Préalable À l'Embauche, ou DPAE, anciennement urssaf due. Comment se déroule cette procédure ? C'est ce que nous allons voir.
Qu'est-ce que la déclaration préalable d'embauche ?
La DPAE, pour Déclaration Préalable À l'Embauche, est une procédure permettant de simplifier les démarches déclaratives de l'employeur lors de l'embauche d'un nouveau salarié. Elle est systématique et doit être effectuée pour chaque personne intégrant l'entreprise. Grâce à la DPAE, il est possible d'accorder au nouveau salarié ses droits sociaux, mais également d'être couvert en cas d'accident du travail et, en tant qu'employeur, de bénéficier de vos droits sujets à d'éventuelles exonérations.
La DPAE urssaf, comme nous l'avons dit, consiste à simplifier les démarches administratives de l'employeur. Grâce à cette procédure, il devient possible de réaliser en une seule fois les 6 formalités relatives à l'embauche d'un nouveau salarié. La dpae remplace la due et offre, en une seule démarche :
- d'ouvrir votre compte employeur auprès de l'URSSAF s'il s'agit du premier salarié embauché,
- d'immatriculer ce dernier à la CPAM,
- de vous affilier au régime d'assurance chômage,
- de réaliser une demande d'adhésion à un service de santé du travail,
- de demander un examen médical à l'embauche,
- d'établir la liste des salariés embauchés, permettant de déclarer annuellement vos données sociales.
L'urssaf dpae vous permet également de vous protéger en cas de contrôle des diverses administrations ayant pour objectif de contrôler les entreprises et les conditions sociales des salariés. En d'autres terme, la procédure qui remplace la déclaration unique d'embauche s'avère obligatoire, mais également bien plus avantageuse pour les employeurs, qui gagnent du temps dans leurs diverses démarches liées à une embauche.
Pour quel type d'embauche réaliser une DPAE ?
Si la personne que vous souhaitez embaucher a pour mission de réaliser des travaux de construction, de réfection ou d'aménagement d'immeubles, d'installer ou de dépanner des équipements domestiques ou d'assurer le secrétariat particulier, alors la déclaration en ligne préalable à l'embauche est obligatoire.
Les associations devront également envisager cette démarche, et notamment les associations à but non lucratif, intermédiaires, ou les associations de services aux personnes.
Quand faire une DPAE ?
La Déclaration Préalable À l'Embauche doit être réalisée dans les 8 jours avant la date de l'embauche de tout salarié. De cette manière, il devient possible d'apporter une preuve de la date d'embauche à tous les services qui en feraient la demande. Si les démarches relatives à la DPAE ne sont pas entreprises dans le temps imparti, l'employeur risque des sanctions civiles, administratives, ainsi que des sanctions pénales et une amende, notamment en cas de dissimulation d'emploi salarié.
Cette dissimulation peut entraîner une peine de 45 000 € d'amende et 3 ans de prison pour les personnes physiques. En revanche, pour les personnes morales, la peine encourue est de 225 000 € d'amende, ainsi qu'un placement judiciaire.
À qui transmettre la Déclaration Préalable À l'Embauche ?
La déclaration préalable à l'embauche doit être transmise à l'URSSAF dont dépend votre entreprise. En revanche, si vous déclarez et payez vos cotisations dans le cadre d'un versement en lieu unique, dans ce cas, la declaration d'embauche doit être transmises auprès de l'URSSAF dont dépend le lieu de travail du nouveau salarié.
Où trouver le formulaire de DPAE ?
Le formulaire relatif à la déclaration préalable à l'embauche est disponible sur le site net-entreprises.fr. Celui-ci peut être imprimé puis transmis à l'URSSAF, ou rempli directement en ligne. Dans ce cas, la transmission à l'URSSAF est immédiate. Sachez qu'il est également possible de remplir une DPAE via l'un de vos logiciels de gestion d'entreprise. Si vous avez embauché plus de 50 personnes en une année, dans ce cas, le formulaire à remplir doit être dématérialisé, sous peine de sanction.
En optant pour la solution disponible sur net-entreprises.fr, sachez que les démarches relatives à la dpae en ligne sont gratuites, rapides et sécurisées.
Comment transmettre la DPAE à l'urssaf ?
La Déclaration Préalable À l'Embauche est un formulaire où chaque employeur doit renseigner la dénomination sociale de l'entreprise, le code NAF, le numéro SIRET et l'adresse de l'établissement, ainsi que le service de santé du travail dont dépend l'entreprise, le nom, le prénom et le numéro de sécurité sociale de l'employé, la date de l'embauche et le type de contrat. Ce document doit être transmis à l'URSSAF via le site net-entreprise.fr, ou via un courrier à l'URSSAF dont dépend l'entreprise. Ce dernier doit être sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception.
Une fois votre déclaration préalable à l'embauche réalisée, il ne vous reste plus qu'à reporter le nom de votre nouvel employé dans le registre unique du personnel, d'entamer les formalités relatives à l'affiliation du salarié à l'ARRCO ou l'AGIRC et de prévoir la visite d'information et de prévention. Celle-ci est réalisée par un médecin du travail ou tout autre professionnel de santé habilité.