Lorsqu'un salarié engage des dépenses pour les besoins de son travail (déplacement, repas, hébergement), son employeur est tenu de les lui rembourser. C'est ce qu'on appelle couramment le défraiement, ou remboursement des frais professionnels. Cette pratique courante obéit à des règles précises, encadrées notamment par la Sécurité sociale via l'URSSAF, qu'il est utile de connaître côté salarié comme côté entreprise.
Je précise mon rôle : je vulgarise ici ces règles pour vous aider à y voir clair, sans me substituer à un expert-comptable ni à un gestionnaire de paie, vers lesquels je vous oriente pour appliquer ces principes à un cas précis. Plusieurs montants (barèmes, limites d'exonération, seuils) étant revalorisés chaque année, je renvoie systématiquement aux barèmes officiels de l'URSSAF, qui font foi.
Les frais professionnels sont les dépenses qu'un salarié avance pour les besoins de son activité, et que l'employeur doit lui rembourser. Il peut s'agir de frais de repas, d'hébergement, de transport (train, avion, location de véhicule) ou de frais kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel.
Une précision importante, car la confusion est fréquente : le remboursement de frais professionnels n'est pas un « avantage » accordé au salarié, ni un complément de salaire. C'est la compensation d'une dépense engagée pour l'entreprise. À ce titre, et s'il est correctement justifié, il n'est pas considéré comme un revenu : il n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu pour le salarié, ni aux cotisations sociales, dans les limites fixées par l'administration. Concrètement, cela signifie qu'il faut bien distinguer ces frais de l'avantage en nature (voiture de fonction, logement mis à disposition), qui, lui, fait partie de la rémunération et est soumis à cotisations.
La note de frais (parfois appelée note de défraiement) est le document par lequel le salarié récapitule les dépenses qu'il a avancées et en demande le remboursement à son employeur. Elle s'accompagne des justificatifs correspondants. Aucune loi n'impose un format précis : chaque entreprise peut définir le sien, à condition que chaque dépense soit justifiée et présente un caractère professionnel avéré.
Concrètement, cela signifie que les règles applicables dépendent largement de la politique interne de l'entreprise, dans le respect du cadre fixé par l'URSSAF. Le salarié ne peut pas y inclure n'importe quelle dépense : seules les dépenses réellement engagées pour le travail, et justifiées, ouvrent droit à remboursement.
Pour être valable et permettre le remboursement, une note de frais doit comporter plusieurs informations : l'identité du salarié, la date de la dépense, sa nature (transport, repas, hébergement, etc.), son montant, et être accompagnée des justificatifs (factures, tickets). Le motif professionnel de la dépense doit pouvoir être établi.
Concrètement, cela signifie que la qualité des justificatifs est déterminante, en particulier en cas de contrôle. À noter qu'un simple reçu de carte bancaire ou une confirmation de réservation ne constituent pas toujours des justificatifs suffisants : une facture est préférable, et elle devient nécessaire dans certains cas, notamment pour la récupération de la TVA par l'entreprise (voir plus bas).
Contrairement à ce qu'on lit parfois, il n'existe pas trois méthodes mais deux modes de remboursement des frais professionnels : le remboursement au réel et le remboursement forfaitaire.
Le remboursement au réel consiste à rembourser exactement la somme dépensée, sur présentation des justificatifs. Le remboursement forfaitaire (ou allocation forfaitaire) consiste à verser une somme prédéfinie, par référence aux barèmes établis chaque année par l'URSSAF (un barème distinct existe pour chaque catégorie de frais : repas, hébergement, kilomètres, etc.). Concrètement, cela signifie que, dans le mode forfaitaire, le salarié reçoit le montant du forfait quelle que soit sa dépense exacte : s'il dépense moins, il conserve la différence ; s'il dépense plus, l'excédent reste à sa charge, sauf accord plus favorable. Tant que le forfait ne dépasse pas la limite fixée par l'URSSAF, il est exonéré de cotisations ; la fraction qui dépasserait cette limite y serait, elle, réintégrée.
Un point à connaître : les dirigeants (par exemple le gérant) ne peuvent en principe pas bénéficier du remboursement forfaitaire ; leurs frais doivent être remboursés au réel, sur justificatifs.
L'article que vous avez peut-être lu ailleurs présentait la « déduction forfaitaire spécifique » comme une troisième méthode de remboursement. C'est inexact : il s'agit d'un dispositif distinct, qui ne concerne que certaines professions.
La déduction forfaitaire spécifique (DFS) est un abattement appliqué, pour certains secteurs d'activité aux frais professionnels élevés, sur la base de calcul des cotisations sociales. Ce n'est donc pas un mode de remboursement des frais au salarié, mais une modalité de calcul des cotisations. Concrètement, cela signifie que ce mécanisme est réservé à des métiers précis et obéit à des règles propres (notamment un plafonnement). À noter qu'il fait l'objet d'une suppression progressive pour plusieurs secteurs, ce qui en fait un dispositif à vérifier avec soin, et de préférence avec un expert-comptable, plutôt qu'à appliquer de façon générale.
Au-delà du salarié, qui récupère ses avances, la note de frais est essentielle pour l'entreprise, sur le plan comptable comme en cas de contrôle. La gestion des frais professionnels est encadrée, et des remboursements mal justifiés ou mal qualifiés peuvent exposer l'entreprise à un redressement, notamment URSSAF (par exemple en cas de requalification d'un remboursement en avantage en nature).
Concrètement, cela signifie qu'une bonne traçabilité (justificatifs conservés, notes archivées, caractère professionnel établi) protège l'entreprise en cas de contrôle. C'est généralement le service des ressources humaines ou la comptabilité qui en assure la gestion.
Une note de frais correctement établie peut aussi permettre à l'entreprise de récupérer la TVA sur certaines dépenses, sous conditions. La TVA n'est récupérable que si la dépense a été engagée dans l'intérêt de l'entreprise, si le justificatif est conforme et fait apparaître distinctement la TVA, et si la facture est établie au nom de l'entreprise (et non du seul salarié).
Tous les frais ne permettent toutefois pas de récupérer la TVA. C'est notamment exclu, en règle générale, pour certains postes comme l'hébergement du salarié. Pour le carburant, la déductibilité varie selon le type de carburant et de véhicule. Concrètement, cela signifie qu'il faut examiner chaque catégorie de dépense au cas par cas. Par ailleurs, pour les dépenses d'un montant supérieur à 150 euros, une facture nominative au nom de l'entreprise est obligatoire. Compte tenu de la technicité de ces règles, leur application gagne à être vérifiée avec un comptable.
Le remboursement des frais professionnels n'est pas un avantage mais la compensation d'une dépense engagée pour l'entreprise ; correctement justifié, il échappe à l'impôt et aux cotisations dans les limites fixées par l'URSSAF. Il existe deux modes de remboursement (au réel, sur justificatifs, ou au forfait, selon les barèmes URSSAF), et non trois. La déduction forfaitaire spécifique est un dispositif distinct, réservé à certaines professions et en voie de suppression pour plusieurs secteurs. Côté entreprise, des justificatifs conformes permettent, sous conditions, de récupérer la TVA sur certaines dépenses et protègent en cas de contrôle.
Les barèmes, limites d'exonération et seuils étant revalorisés chaque année, vérifiez les montants en vigueur sur le site de l'URSSAF, et faites-vous accompagner par un expert-comptable pour les situations complexes (DFS, TVA). Cet article a une vocation purement informative et ne remplace pas un conseil personnalisé.
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