Défraiement : quelles sont les obligations de votre employeur ?

Les défraiements ou frais professionnels sont monnaie courante dans le monde professionnel. Quelles sont les règles concernant le défraiement ? Le défraiement est-il régi par la loi ? Quelles sont les obligations des entreprises et des salariés ? Autant de questions qui méritent des réponses.

Qu'est-ce que les indemnités de défraiement ?

Les indemnités de défraiement sont des avantages professionnels accordés à certains employés qui sont sujets à des déplacements. Ces avantages permettent au salarié de se faire rembourser différents frais de la part de ses employeurs. Ils peuvent être aussi divers que variés. Voici quelques exemples de dépenses qui peuvent être indemnisées par une entreprise :

• Le remboursement des frais kilométriques.
• Le remboursement des frais de repas.
• Le remboursement des frais d'hébergement.
• Le remboursement des frais de transport (trajets de train ou d'avion, location de véhicule).
• Etc.

Qu'est-ce qu'une note de defraiement ?

Les notes de défraiement sont en quelque sorte des factures établies par un salarié à son entreprise. Elles permettent au salarié de se faire rembourser par sa société différents frais occasionnés lors d'un déplacement ou d'une mission exécutée dans le cadre de son activité professionnelle. Les notes de défraiement dépendent des accords qui ont été définis au sein de l'entreprise ou qui ont été négociés entre le salarié et sa société. Elles répondent souvent à un barème et le salarié ne peut pas y inclure n'importe quelles dépenses.

Que doivent contenir les notes de défraiement ?

Les notes de défraiement, aussi appelées notes de frais, correspondent à des sommes avancées par les employés pour les besoins de leur travail. Elles doivent être justifiées par les salariés auprès de l'employeur pour pouvoir leur être remboursées. Néanmoins, pour que cela soit effectif, certains éléments sont à indiquer et à joindre. Les voici :

• L'identité et les coordonnées du salarié.
• La date des frais à défrayer.
• La nature des frais à défrayer (transport, repas, hébergement, etc.).
• Le montant en euros HT et TTC des frais à défrayer.
• Joindre les tickets de caisse ou justificatifs.

Comment calculer le défraiement des salariés ?

Il faut savoir qu'il n'existe pas qu'une seule méthode de calcul concernant le défraiement des dépenses liées aux frais professionnels. En effet, 3 méthodes de calcul peuvent être utilisées :

1. Le défraiement forfaitaire fixé par l'Urssaf : Lorsque cette méthode est utilisée, elle tient compte d'un barème annuel établi par l'Urssaf qui indique les montants et les conditions applicables. Ce barème est réactualisé chaque année. Par ailleurs, cette option est prévue dans le contrat de travail des salariés.
2. Le défraiement qui inclut des déductions forfaitaires spécifiques liées aux frais professionnels : L'utilisation de cette seconde méthode permet de réduire l'assiette des cotisations de la Sécurité Sociale et de la retraite complémentaire. C'est une méthode qui s'adresse à certains professionnels. Elle tient compte du calcul des cotisations de Sécurité Sociale ainsi que des contributions à l'assurance chômage.
3. Le défraiement sur la base du réel : Cette dernière méthode de calcul permet de défrayer les salariés en fonction de leurs dépenses réelles. En d'autres termes, l'employé est remboursé de toutes ses dépenses sur présentation de justificatifs et de notes de frais.

Pourquoi effectuer une note de frais ?

La rédaction d'une note de frais, bien qu'elle serve l'employé qui peut se faire rembourser un déplacement kilométrique loin de son lieu de travail ou une location de véhicule, pour ne citer que ces exemples, va aussi être utile pour la gestion comptable de l'entreprise. Il est bon de rappeler que la gestion des défraiements est strictement encadrée par la loi et qu'à défaut de la respecter, les entreprises peuvent faire l'objet d'un contrôle fiscal qui entraîne de graves répercussions financières.

En cas de contrôle de la part de l'Urssaf, les défraiements enregistrés et archivés permettront de justifier les différents frais occasionnés. En règle générale, c'est le service des ressources humaines des entreprises qui est chargé d'assurer la gestion comptable des défraiements.

Comment récupérer la TVA ?

Une note de défraiement en bonne et due forme représente également un enjeu important pour l'entreprise, car elle lui permet de récupérer la TVA lorsque les frais ont été remboursés au réel. Cependant, les conditions de récupération sont encadrées et doivent obéir à certains impératifs :

• La dépense doit avoir été effectuée dans l'intérêt de l'entreprise et elle était nécessaire.
• Les justificatifs ont été clairement établis et sont conformes aux exigences et à la loi.
• Le montant des dépenses indique à la fois le prix hors taxes et la TVA.
• La dépense a été effectuée au nom de l'entreprise (cela doit figurer sur les justificatifs).
• La TVA est exigible chez le fournisseur.

Il faut également savoir que tous les frais ne permettent pas de récupérer la TVA. Cela est notamment le cas pour les frais kilométriques ou les nuits en hôtel. Par ailleurs, si les frais de repas dépassent un montant hors taxes, supérieur à 150 euros, une facture est alors obligatoire.