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Quand et comment utiliser une signature pour ordre ?

Quand et comment utiliser une signature pour ordre ?

Une signature est une sorte d’approbation qui confère ou non une certaine valeur juridique aux papiers. Sur le plan légal, elle distingue et engage son auteur. Elle manifeste habituellement la reconnaissance de celui-ci aux obligations que comporte un acte. Cependant, pour de nombreuses raisons, il arrive que la personne destinée ou ayant le pouvoir d’apposer une signature sur un document soit absente. La signature pour ordre fait dans ce cas parti des nombreuses possibilités envisageables. Voici quand et comment utiliser ce type de signature.

Comment signer un pour ordre ?

Le signataire avant de procéder à la signature pour ordre doit mettre la mention P.O à un document. Après avoir apposé cette mention, ce dernier signe le document en mettant son nom suivi de son prénom. Cela permet à l’acte d’être par la suite authentifié. Mais avant cela, le signataire doit figurer sur l’acte de délégation de signature du destinataire.

Où placer le pour ordre ? 

La signature pour ordre se caractérise généralement par la mention P.O. Cette mention est généralement apposée à la signature d’un acte concernant l’employeur ou l’employé d’une entreprise. Elle se retrouve généralement en bas de page du document en dessous de la signature de l’employeur et comporte le nom du signataire.

Une signature pour ordre, c’est quoi ?

Une signature en P.O est une forme d’autorisation. Elle est attribuée à une personne qui réalise la signature légale de certains documents au nom d’une autre personne ou d’une entreprise. Cela signifie que l’individu signant le justificatif ne signe pas en son propre nom. Ce dernier le signe plutôt en tant que représentant de l’employeur ou de l’entreprise pour laquelle il agit. Toutefois, prenez garde, il ne s’agit en aucun cas d’imiter la signature du destinataire en faisant une fausse signature. Vous devez simplement signer l’acte qui lui est destiné à un endroit précis.

Quand faut-il réaliser une signature pour ordre ?

L’utilité d’une signature pour ordre est le plus souvent observée dans le milieu professionnel. En effet, elle est généralement exploitée lorsque le signataire d’un document n’est pas disponible ou ne peut être présent pour le signer lui-même. Cela peut se produire dans des situations d’urgence, de voyage ou lorsque la personne est simplement trop occupée pour signer elle-même. À titre illustratif, lorsque le directeur d’une entreprise est en voyage d’affaires. Celui-ci peut charger l’un de ses collaborateurs (son assistant ou son secrétaire) de signer certains papiers qui lui sont destinés. Gardez aussi à l’esprit qu’une signature pour ordre peut aussi servir dans un cadre personnel ou familial.

Comment utiliser une signature pour ordre ?

Lorsque vous utilisez une signature pour ordre, il est important de suivre les étapes appropriées pour éviter les erreurs et les malentendus. Pour utiliser une ce type de signature, vous devez donc suivre certaines étapes.

Demander l’autorisation

Avant de signer un document pour une autre personne, il est important d’obtenir l’autorisation de cette personne ou de son représentant. Assurez-vous que la personne pour laquelle vous signez l’acte est au courant et d’accord avec cette démarche.

Indiquer clairement que vous signez en lieu et place d’une autre personne

Lorsque vous vous engagez à signer un document destiné à autrui, il est important que vous l’indiquiez clairement. Cela peut être fait en ajoutant la mention P.O qui signifie « pour ordre » avant votre nom et votre signature. Par exemple, « Signé P.O Nom et Prénom ». Il s’agit d’informations qui attestent de la qualité du signataire.

Inclure une explication et conserver des preuves

Il est souvent utile d’inclure une explication ou une note avec votre signature pour expliquer pourquoi vous signez le justificatif pour l’autre personne. De cette façon, vous éviterez de commettre des erreurs ou des malentendus. En outre, une copie de l’acte signé doit être sauvegardée dans vos archives. Veillez également à conserver toutes les preuves de l’autorisation donnée pour signer le justificatif, comme une délégation de signature par exemple.

Signature en PO et signature en PP : qu’est-ce qui les différencie ?

Avant tout, que ce soit par ordre ou par procuration, ces signatures remplissent la même fonction. Elles permettent par délégation la signature de documents destinés à une autre personne. La signature par ordre est plus souvent utilisée que celle par procuration. Elle n’engage que la responsabilité de l’employeur ou de l’individu de qui émanent les consignes. Néanmoins, comme il n’existe aucune preuve légale pour authentifier cet acte, cette signature est peu fiable d’un point de vue juridique. De son côté, la signature par procuration est bien définie. Elle est réglementée par la loi et sa délégation est soumise à l’écrit au moyen d’une procuration authentifiée.

Option pour substituer la signature pour ordre

Bien que la signature pour ordre soit pratique, elle peut être restrictive, car elle n’est pas juridiquement fiable. Pour la mettre en place, vous devez suivre certaines étapes en amont qui peuvent prendre du temps et vous faire perdre des opportunités. Vous pouvez pour cette raison, vous tourner vers la signature électronique. Elle vous permet de :

  • sécuriser le contenu des actes à signer,
  • faciliter la conclusion des contrats même en étant à distance,
  • gagner du temps,

En outre, les signatures électroniques sont légalement admissibles ou autorisées dans de nombreux pays du monde. D’un point de vue juridique, cette signature possède la même validité qu’une signature faite à la main sur un document. 

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