Créée en 2012, la déclaration sociale nominative a été lancée dans le but de simplifier les procédures administratives auxquelles étaient sujettes certaines déclarations annuelles unifiées. En vigueur depuis avril 2013, ce produit de la loi Warsmann s’est étendu à diverses structures depuis le 1er janvier 2017. Qu’est-ce que la DSN en réalité ? Comment fonctionne-t-elle ? Quand faut-il faire sa déclaration sociale nominative ? Grâce à cet article, vous en saurez un peu plus.
Qu'est-ce qu'une déclaration sociale nominative ?
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un document mensuel établi à la suite d’une paie. Cette dernière permet ainsi aux organismes et aux administrations compétentes de maîtriser la situation sociale de chaque travailleur dans les entreprises concernées. Celle-ci remplace alors diverses déclarations et formalités que les employeurs avaient l’habitude de transmettre à certains services comme la CPAM ou le Centre des impôts. Grâce à ce fichier, la gestion de la protection sociale des salariés dans une entreprise devient alors plus simple.
Comment fonctionne une déclaration sociale nominative ?
Le principe de fonctionnement d’une déclaration sociale nominative repose en effet sur la mise en place d’un logiciel de DSN par l’entreprise concernée. Ayant l’obligation d’adapter son processus de paie à cette nouvelle législation, elle devra en plus de créer ce programme informatique, s’inscrire sur le site web de la DSN et sur net-entreprises.fr. Une fois que cela est fait et que tout est en ordre, l’entreprise peut alors commencer à utiliser le logiciel qu’elle aura ainsi conçu.
Qui est concerné par la déclaration sociale nominative ?
Depuis sa généralisation en 2017, toute entreprise du secteur privé qui emploie des Hommes et qui est sous les régimes généraux et agricoles de sécurité sociale est concernée par cette loi. Ainsi, les employeurs du secteur public, les travailleurs indépendants, les auto-entrepreneurs et certaines entreprises situées dans des villes comme Monaco ou Mayotte en sont épargnées. Ces professionnels selon les prédispositions de la DSN continueront à effectuer normalement leur déclaration annuelle unifiée (DADS-U) auprès des services compétents.
Quelles sont les étapes pour réaliser une déclaration nominative ?
Trois possibilités sont offertes aux employeurs des entreprises concernées pour effectuer une DSN.
Pour la première option, c’est le chef de l’entreprise lui-même qui est chargé de faire ses déclarations sur net-entreprises.fr. Si ce dernier n’a pas accès à ce site web, il pourra toujours utiliser le logiciel de paie qui a été créé à cet effet. Par ailleurs, pour rendre cette opération de paie via le logiciel plus simple, l’employeur peut autoriser certains de ses salariés comme le responsable des ressources humaines à le faire.
La deuxième méthode voudrait simplement que le chef d’entreprise confie cette tâche à une personne en qui il a totalement confiance.
La troisième possibilité quant à elle, est un mélange des deux premières. Ici, l’employeur peut ainsi réaliser certaines déclarations et confier le reste à une tierce personne. Par ailleurs, pour que ce processus soit complet et très rapide, le chef d’entreprise est tenu après cette opération de vérifier son tableau de bord.
Dans le cas où l’employeur n’a pas encore pu créer son logiciel de paie compatible, celui-ci pourra alors :
- faire usage du titre emploi service entreprise (TESE), s’il s’agit d’une entreprise de moins de 20 employés ;
- utiliser izilio BTP, si sa structure répond aux normes des entreprises de BTP ;
- disposer d’izilio guichet professionnel, dans le cas où il est à la tête d’une entreprise qui officie dans le milieu du spectacle, du cinéma et de toute autre en rapport avec l’audiovisuel ;
- se servir du chèque emploi associatif, si son entreprise est plutôt une association à but non lucratif qui emploie au maximum 20 salariés ;
- recourir à l’impact association, s’il doit effectuer des déclarations d’une association sportive, artistique, et bien d’autres qui emploient au plus 9 personnes à temps plein.
Grâce à tous ces moyens, l’employeur pourra effectuer sa déclaration de la DSN dans les temps.
Quand effectuer sa déclaration sociale nominative ?
L’obligation d’effectuer une dsn est une mesure étatique qui doit être faite dans un délai précis. Dans le cas contraire, l’employeur s’expose à des sanctions d’ordre économique.
Aussi, d’après les prédispositions de cette loi, la dsn doit-elle être faite avant le 5 de chaque mois pour les structures qui emploient au plus 50 travailleurs. Il faut préciser ici qu’il s’agit des entreprises qui payent régulièrement leurs salariés au cours du mois et cela dans la période légale de travail.
Pour ce qui est du cas des autres entreprises (emploient au minimum 50 salariés et observent des décalages dans les paiements), cette déclaration se fera avant le 15 de chaque mois.
Par ailleurs, il convient ici de dire qu’en cas de report d’une opération de dsn, les employeurs devront alors s’acquitter de leurs sanctions.
Aussi, ne faut-il pas oublier de mentionner ici qu’en cas de rupture de contrat, l’employeur devra délivrer à son salarié une attestation simplifiée des particuliers employeurs. Ce qui lui permettra de ne pas effectuer la dsn de ce salarié. Ce dernier quant à lui pourra faire valoir ses droits.
L’essentiel étant dit, vous savez désormais tout sur la déclaration sociale nominative. Utilisez toutes ces informations précédentes afin d’éviter toute déconvenue avec les services compétents du gouvernement qui sont concernés par cette loi.